Veröffentlicht von Wer heute noch auf dem Markt bestehen möchte, der benötigt schlicht und einfach eine E-Mail-Adresse. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich nun um ein grosses Unternehmen handelt, um einen Selbstständigen oder um einen Freiberufler. Der „kleine Mann“ wird keine Probleme damit haben, bei einem der unzähligen Provider einen entsprechenden Tarif zu finden, mit dem er seine E-Mails verwalten kann. Doch bereits bei kleinen und mittelständigen Unternehmen fängt es an, kompliziert zu werden. Vor allem grosse Firmen entscheiden sich häufig für einen ganz eigenen Mail-Server, denn mit ihm hat man einfach viel mehr Möglichkeiten.
Eigener Mail-Server – was muss man beachten?
Nun ist Microsoft Exchange sicherlich der ungeschlagene Big Player auf dem Markt, wenn es darum geht, eine professionelle Mail-Lösung auf die Beine zu stellen. Allerdings ist dieses System sehr komplex und ausserdem mit Kosten von mehreren Tausend CHF sehr teuer. Die Kosten für die benötigten Lizenzen, Anti-Virus-Lösungen, Server-Hardware und noch einiges mehr dürfen keineswegs unterschätzt werden. Schnell sind hier alleine für die Grundeinrichtung etwa 10‘000 CHF erreicht. Dabei darf man aber nicht die laufenden Kosten vergessen, die auch noch einmal mehr als 5‘000 CHF betragen können. Viele kleinere Firmen können diese Kosten jedoch nicht stemmen und schrecken deshalb davor zurück.
Wer einen eigenen Mail-Server betreiben möchte, der muss bedenken, dass auch die Verwaltung und Betreuung einen grossen Aufwand bedeutet. Immer wieder müssen neue Versionen installiert und eingerichtet werden, wodurch sich auch die Anforderungen an die Hardware ändern können. Deshalb sollte man unbedingt wenigstens einen geschulten Mitarbeiter haben, der sich bis ins kleinste Detail mit diesem System auskennt. Läuft der Exchange „nur so nebenher“ und schaut man nur hin und wieder nach, ob noch alles funktioniert, wird man es kaum hinbekommen, einen sicheren Betrieb zu gewährleisten.
Viele Firmen haben sich irgendwann einmal dazu entschlossen, einen Exchange Server 2003 zu betreiben. Natürlich waren die Investitionen bis heute enorm, keine Frage. Doch irgendwann kommt der Tag, an dem dieser nicht mehr die benötigte Leistung erbringen kann. Exchange Server 2013 auf dem bestehenden Server zum Laufen bringen ist keine gute Idee. Es muss also auch neue Hardware her. Schon dreht sich die Preisspirale und die Kosten steigen erneut ins Unermessliche.
Selbst Firmen, die bislang einen Small Business Server betrieben haben, müssen umdenken und neu investieren. Denn Microsoft hat diese Produktreihe eingestellt und durch Windows Server 2012 Essentials abgelöst, der jedoch kein Exchange enthält. Eine Alternative soll die Cloud-basierte Exchange-Lösung sein.
Alternative Lösungen zum eigenen Exchange Server
Vor allem grosse Unternehmen, die bislang ein eigenes kleines Rechenzentrum betrieben haben und deshalb bereits über geschultes Personal verfügen, entscheiden sich häufig für die Anmietung eines Root Servers. Der Vorteil: Es muss keine neue Hardware gekauft werden, denn der Provider stellt diese gegen einen entsprechenden Preis zur Verfügung. Neben dem Betriebssystem befindet sich darauf in der Regel lediglich noch der Exchange. Damit hat man zu jeder Zeit die totale Kontrolle über seine Daten.
Doch immer mehr Firmen, die aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht verpflichtet sind, ihre E-Mail-Kommunikation im eigenen Haus zu betreiben, entscheiden sich aber auch für einzelne Hosted Exchange Postfächer. Dies hat den Vorteil, dass die Firmen sich nicht mehr selbst um die Einrichtung neuer Updates kümmern müssen, denn dies übernimmt der Provider für sie, wie etwa Webland. Dadurch ist es nicht nur Firmen, sondern auch Einzelpersonen wie Selbstständigen oder Freiberuflern und sogar Privatpersonen möglich, das eigene Mail-Postfach und den Kalender sowie Kontaktinfos auf allen Geräten stets synchron zu halten.